Należności za pranie odzieży a zwolnienie podatkowe

Gdy pracodawca wypłaca uprawnionym pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, to wartość uzyskanego w ten sposób świadczenia stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy. Jeżeli wypłat tych pracodawca dokonuje na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a wypłacone tytułem ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej kwoty mają formę ryczałtu, którego wysokość odpowiada kosztom ponoszonym przez tych pracowników, to należności te zwolnione są z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof. W konsekwencji na pracodawcy nie ciąży obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od ich wartości.

O CO PYTAŁ PODATNIK?

Spółka z o.o. zatrudnia pracowników, którym zobowiązana jest w oparciu o przepisy Kodeksu pracy zapewnić odzież roboczą. W związku z tym, że spółka nie posiada środków umożliwiających pranie takiej odzieży, pracownikom wypłacany jest w formie ryczałtu ekwiwalent pieniężny za jej pranie we własnym zakresie. W przypadku stwierdzenia używania przez pracownika odzieży brudnej czy zniszczonej spółka nie wypłaca za dany miesiąc przedmiotowego ekwiwalentu. Jest on również pomniejszany proporcjonalnie o nieprzepracowane okresy niezależnie od przyczyny, jeżeli okres ten wynosi powyżej 30 dni kalendarzowych. We wniosku o wydanie interpretacji spółka wyjaśniła, że ryczałt za pranie odzieży roboczej został obliczony na podstawie szacunkowych kosztów prania w danym miesiącu i wynosi obecnie 10 zł miesięcznie.

W zaprezentowanej sytuacji spółka miała wątpliwości, czy ryczałt, ustalony w oparciu o średnie koszty prania w danym miesiącu, stanowi przychód pracownika, od którego należy naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. O rozstrzygnięcie tej kwestii wystąpiła do organu podatkowego.

ZDANIEM ORGANU PODATKOWEGO:

Organ podatkowy w wydanej interpretacji wyszedł od stwierdzenia, że do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do tej kategorii przychodów zalicza się zatem zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń oraz świadczeń częściowo odpłatnych. W efekcie przyznany pracownikowi ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof.

Następnie organ podatkowy stwierdził, że w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof świadczenia tego typu mogą korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego. Wskazuje on bowiem, iż wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Skoro z przepisów Kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, a w przypadku braku możliwości prania odzieży roboczej wypłaty ekwiwalentu w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika, to - w ocenie organu - wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikowi kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez niego poniesionych. Wysokość kosztów z tym związanych może być zatem ustalana również we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika.

W konsekwencji, gdy wypłacany pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży ma formę ryczałtu, który jednak uwzględnia wysokość kosztów poniesionych przez pracownika, jego wartość po stronie pracownika nie podlega opodatkowaniu.

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2017 r., nr 1462-IPPB4.4511.81.2017.1.IM)

Komentarz redakcji

W uzupełnieniu należy wskazać, że omówionego zwolnienia podatkowego nie można zastosować w sytuacji, gdy ryczałt za pranie odzieży nie zostaje skalkulowany o koszty ponoszone przez pracowników na ten cel i jest wypłacany w stałych kwotach zryczałtowanych, nieuwzględniających rzeczywistego czasu ich pracy. W takim przypadku wypłacane pracownikom świadczenia, niebędące w rzeczywistości ekwiwalentem, generują po stronie pracowników przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu.