A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 2 (757) z dnia 10.01.2012

Czy informacje PIT-11 można przesyłać pracownikom drogą elektroniczną?

Zamierzamy przekazać pracownikom informację PIT-11 za pośrednictwem poczty elektronicznej. Informacja ta będzie opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym. Czy taka forma przekazania ww. informacji jest dozwolona?

Płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35 ustawy o PDOF (m.in. zakłady pracy), w terminie do końca lutego 2012 r. są generalnie obowiązani przekazać podatnikom (tu: pracownikom) i właściwemu urzędowi skarbowemu imienną informację o uzyskanych przez nich dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek. Informację tę sporządza się na druku PIT-11, którego urzędowy wzór określa obecnie załącznik nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. nr 252, poz. 1514).

Ustawodawca określił, że płatnicy mogą przesyłać informację PIT-11 w formie elektronicznej organom podatkowym. Wynika to z art. 3a Ordynacji podatkowej oraz § 1 pkt 48 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz. U. nr 246, poz. 1817 ze zm.). Jeżeli płatnik zdecyduje się na złożenie deklaracji tą drogą, organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdzi, w formie dokumentu elektronicznego, złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W przepisach brak jest natomiast jakichkolwiek regulacji dotyczących formy przesłania ww. informacji podatnikom (tu: pracownikom), co należałoby rozumieć w ten sposób, że przekazanie (przesłanie) tej informacji może być dokonane w dowolnej formie, np. w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym. Tak też uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 21 października 2011 r., nr IPPB4/415-653/11-2/MP. Organ podatkowy stwierdził:

"(...) doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego (...), ale również i przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki wskazał we wniosku wnioskodawca, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny). (...)"

Mając powyższe na uwadze, organ podatkowy końcowo wyjaśnił, że jeżeli płatnik przekazuje informację PIT-11 w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres wskazany przez podatnika (tu: pracownika), to realizuje swój obowiązek w świetle art. 39 ust. 1 i 2 ustawy o PDOF.

Organ podatkowy uznał również, że opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy informacja PIT-11 została sporządzona przez upoważniony podmiot. Z tym że płatnik musi być przygotowany na to, że w razie wątpliwości na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że doręczył podatnikowi (pracownikowi) ww. informację.

Zaznaczamy, że podobne stanowisko w sprawie możliwości przesyłania pracownikom informacji PIT-11 drogą elektroniczną zaprezentował również WSA w Poznaniu w wyroku z 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10 (orzeczenie prawomocne).