Odpis aktualizujący w kosztach podatkowych firmy

W 2016 r. spółka cywilna wystawiła kontrahentowi fakturę z tytułu sprzedaży towarów. Kontrahent nie uregulował należności, wobec tego w grudniu 2017 r. zgodnie z przepisami o rachunkowości spółka utworzyła odpis aktualizujący na tę należność. 4 stycznia 2018 r. otrzymała pismo o ogłoszeniu w grudniu 2017 r. upadłości dłużnika. W którym roku odpis aktualizujący powinien być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, w 2017 czy 2018?

Odpis aktualizujący wartość należności powinien być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w 2017 r.

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT zasadą jest, że odpisy aktualizujące wartość należności nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami są jedynie odpisy aktualizujące określone w ustawie o rachunkowości, od tej części należności, która była uprzednio zaliczona na podstawie art. 14 updof do przychodów należnych, a ich nieściągalność została uprawdopodobniona na podstawie art. 23 ust. 3 updof. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 21 updof.

Ustawodawca wyłącza więc odpisy aktualizujące z kategorii kosztów podatkowych. Wyjątkiem są odpisy spełniające łącznie następujące warunki:

są odpisami aktualizującymi wartość należności określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.),
zostały dokonane od należności uprzednio zaliczonej do przychodów należnych, na podstawie art. 14 updof,
nieściągalność należności została uprawdopodobniona zgodnie z art. 23 ust. 3 updof.

Możliwość zaliczenia odpisów aktualizujących wartość należności do kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest od łącznego spełnienia przesłanek podatkowych oraz przesłanek rachunkowych.

W rozpatrywanej sytuacji nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona przez ogłoszenie upadłości dłużnika. Przesłanka ta wypełnia warunek uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności z art. 23 ust. 3 pkt 1 updof. Przepis ten stanowi, że nieściągalność wierzytelności, w przypadku określonym w art. 23 ust. 1 pkt 21 updof, uznaje się za uprawdopodobnioną, w szczególności gdy dłużnik zmarł, został wykreślony z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość.

Z treści pytania wynika, że zarówno dokonanie odpisu aktualizującego, jak i uprawdopodobnienie nieściągalności należności, miało miejsce w 2017 r. Wobec tego wartość odpisu aktualizującego od tej części należności, która była uprzednio zaliczona do przychodów należnych, powinna być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w 2017 r. W tym roku ziściły się warunki, od których spełnienia zależy obciążenie kosztów podatkowych odpisem aktualizującym. Wprawdzie spółka dowiedziała się o ogłoszeniu upadłości dłużnika na początku stycznia 2018 r., ale nie stanowiło to przeszkody do ujęcia odpisu do kosztów podatkowych w 2017 r.