Czy można wysyłać pracownikom informacje PIT-11 w wersji elektronicznej?

Dotychczas informacje PIT-11 przekazywaliśmy pracownikom w formie papierowej. Za 2015 r. chcielibyśmy jednak przesłać te informacje w formie elektronicznej. Czy jest to możliwe?

Forma przekazywania informacji PIT-11

Płatnicy (m.in. pracodawcy), którzy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, mają obowiązek przekazania podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu imiennej informacji PIT-11 o uzyskanych przez nich dochodach i pobranych zaliczkach.

Informacje PIT-11 pracodawcy generalnie powinni przekazać właściwemu urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej (zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej). Tylko niektórzy pracodawcy mogą stosować formę papierową - dotyczy to jednak wyłącznie tych, którzy są obowiązani sporządzić tę informację za dany rok dla nie więcej niż pięciu podatników. Forma papierowa nie może być jednak stosowana, gdy ww. informację składa w imieniu i na rzecz płatnika biuro rachunkowe (a konkretnie - przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą obejmującą prowadzenie ksiąg podatkowych w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej). Wynika to z art. 45ba ustawy o PDOF.

Zauważmy, że ww. przepisy dotyczą wyłącznie formy przesyłania informacji PIT-11 (a także deklaracji, rocznego obliczenia podatku) urzędowi skarbowemu. W ustawie o PDOF nie ma natomiast żadnych przepisów, które określałyby, w jakiej formie ww. informacje powinny być przekazywane podatnikom (pracownikom, zleceniobiorcom). Takich regulacji nie zawiera także Ordynacja podatkowa ani przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie. Organy podatkowe przyjmują jednak, że informację PIT-11 można przekazywać podatnikom (np. pracownikom) w dowolnej formie - także elektronicznej. Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 11 lutego 2015 r., nr IBPBII/1/415-951/14/MK:

"(...) doręczenie/przekazanie podatnikowi informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również i przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i informacja ta będzie zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny). (...)"

Zgoda pracownika na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej

Przepisy nie zobowiązują płatnika do uzyskiwania zgody od podatnika (tu: pracownika) na przesyłanie mu informacji PIT-11 w formie elektronicznej. Aby jednak płatnik prawidłowo wykonał obowiązek przekazania podatnikowi tych informacji, taką zgodę (akceptację), zdaniem organów podatkowych, powinien on jednak uzyskać. Nie każdy bowiem podatnik ma możliwość odbioru informacji PIT-11 przesłanych przez pracodawcę (płatnika) drogą elektroniczną (bądź nie chce ich taką drogą odbierać). Tylko pewność, że podatnik może i chce odebrać informację PIT-11 drogą elektroniczną daje - zdaniem organów podatkowych - podstawę do wypełnienia obowiązku płatnika.

WAŻNE: Choć przepisy nie zobowiązują płatnika do otrzymywania zgody od pracownika na przesyłanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej, bezpieczniej jest taką zgodę (akceptację) uzyskać. Zgoda ta (akceptacja) może mieć dowolną formę - może to być np. udostępnienie pracodawcy adresu mailowego w celu przesłania tej informacji.

Udowodnienie doręczenia podatnikowi informacji PIT-11

Przepisy nie zobowiązują płatnika wprost do uzyskiwania potwierdzenia odbioru informacji PIT-11 przez podatnika. Pomimo to organy podatkowe uznają, że w przypadku zaistnienia wątpliwości co do przekazania podatnikowi (pracownikowi lub zleceniobiorcy) ww. informacji, na płatniku może ciążyć obowiązek udowodnienia jej doręczenia. Tak uznał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w przytoczonej już interpretacji indywidualnej z 11 lutego 2015 r., a także Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej, która była później przedmiotem rozstrzygnięcia przez WSA w Bydgoszczy w wyroku z 25 sierpnia 2015 r., sygn. akt I SA/Bd 505/15 (orzeczenie prawomocne). Sąd natomiast zajął korzystniejsze stanowisko. Jak wyjaśnił, w przepisach jest mowa wyłącznie o "przesłaniu" podatnikowi informacji PIT-11. Nie ma natomiast regulacji, które wskazywałyby na konieczność posiadania dowodu jej doręczenia. WSA uznał też, że nie można na płatników nakładać obowiązków, które nie wynikają z przepisów prawa. Powołując się na Konstytucję sąd wyjaśnił, że każde nałożenie obowiązków lub ograniczenie praw powinno następować w zgodzie z zasadami poprawnej legislacji, stanowiącej element demokratycznego państwa prawa. Wprawdzie WSA przyznał, że płatnik powinien się liczyć z potrzebą wykazania, że przesłał ww. informację podatnikowi (tak jak wymaga tego art. 39 ust. 1 ustawy o PDOF), jednak - zdaniem sądu - nie należy tego automatycznie utożsamiać z obowiązkiem wynikającym z przepisów podatkowych.

Zaznaczamy jednak, że wyroki wydawane są w indywidualnych sprawach i nie mają mocy obowiązującego prawa. Ponieważ organy podatkowe zajmują odmienne stanowisko, niż zaprezentowane w ww. wyroku, płatnicy, którzy nie chcą się narazić na ewentualny spór z fiskusem, powinni postarać się o uzyskanie od pracowników potwierdzenia, że informację PIT-11 otrzymali.