Rozliczanie zakupu materiałów biurowych

Podatnik w ramach rozpoczętej działalności doradczej ponosi koszty zakupu materiałów biurowych (np. papieru, segregatorów, teczek itp.). W której kolumnie podatkowej księgi należy wykazywać wydatki związane z tymi zakupami?

Koszty zakupu materiałów biurowych należy wykazywać w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

Z objaśnień do podatkowej księgi, zamieszczonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037) wynika, że sposób ewidencjonowania kosztów podatkowych w księdze zależy od ich rodzaju. I tak, w księdze tej wykazuje się:

w kolumnie 10 - koszty zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu,
w kolumnie 11 - koszty uboczne związane z zakupem (np. koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze),
w kolumnie 12 - wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (w gotówce i w naturze) oraz wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło,
w kolumnie 13 - pozostałe koszty (np. związane z utrzymaniem lokalu, amortyzacją środków trwałych, opłacaniem składek na własne ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy czy dotyczące używania samochodu),
w kolumnie 14 - łączną wartość kosztów wykazanych w kolumnach 12 i 13.

Ewidencjonowanie kosztów w innych kolumnach księgi niż to wynika z objaśnień do podatkowej księgi, stanowi błąd decydujący o uznaniu księgi za wadliwą (§ 11 ust. 2 powołanego rozporządzenia). Tak więc podatnik, aby nie narazić się na zarzut wadliwego prowadzenia podatkowej księgi i wynikających z tego konsekwencji, przed wpisaniem kosztu do podatkowej księgi musi właściwie zakwalifikować wydatek do określonej kategorii kosztów. Ma to znaczenie zwłaszcza w odniesieniu do kosztów zakupu towarów handlowych i materiałów, gdyż wykazanie ich w innej kolumnie księgi niż kolumna 10 może skutkować nieprawidłowym określeniem dochodu za rok podatkowy.

Z okoliczności przedstawionych w pytaniu wynika, że podatnik ponosi wydatki na zakup materiałów biurowych, które zużywa na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Analiza przepisów § 3 pkt 1 lit. a-c rozporządzenia, które zawierają definicje towarów handlowych oraz materiałów, wskazuje, że brak jest podstaw do uznania wspomnianych materiałów biurowych za:

towary handlowe, gdyż nie są one odsprzedawane klientom, jak też
materiały podstawowe lub pomocnicze, ponieważ z uwagi na niematerialny charakter świadczonych usług materiały biurowe nie stają się substancją gotowego wyrobu ani nie oddają mu swoich właściwości.

Tak więc koszty poniesione na ich zakup należy uznać za pozostałe koszty (wydatki) związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, które należy ewidencjonować w kolumnie 13 podatkowej księgi.