Poczęstunek dla kontrahenta może być firmowym kosztem - wyrok siedmiu sędziów NSA

Wydatki ponoszone w czasie spotkania organizowanego w celach biznesowych na posiłek (obiad, kolację lub lunch) w restauracji lub poczęstunek w siedzibie firmy stanowią koszty uzyskania przychodu.

Tak wynika z wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11 wydanego w składzie siedmiu sędziów.

We wniosku o interpretację indywidualną spółka wskazała, że prowadzi działalność handlową w zakresie sprzedaży wyrobów z tworzyw sztucznych, w tym eksport i import. Wiąże się z tym konieczność przeprowadzania spotkań o charakterze biznesowym, w trakcie których prowadzone są negocjacje handlowe i strony omawiają warunki rzeczowe i finansowe dostaw i zakupów, uwzględniają indywidualne warunki i udogodnienia tych transakcji itp. Spotkania te dotyczą zarówno kontrahentów krajowych jak i zagranicznych. Niejednokrotnie spotkania te przeciągają się w czasie, trwając nawet kilka godzin. Długotrwałe spotkania przeprowadzane są często poza siedzibą spółki, np. w lokalach gastronomicznych lub restauracji, gdzie zaproszeni przez spółkę kontrahenci są podejmowani na jej koszt obiadem lub innym posiłkiem. Spotkania organizowane poza siedzibą firmy nie mają charakteru wytwornego obiadu (kolacji lub lunchu), ani specjalnie zorganizowanej imprezy.

Spółka zaznaczyła, że celem takich spotkań jest omówienie bieżących spraw biznesowych, a nie chęć okazania przepychu, wytworności itp. Posiłki zamawiane są z obowiązującego menu. Wydatki na obiad (inny posiłek) z kontrahentem są dokumentowane fakturami (rachunkami). Na spotkaniach odbywających się w siedzibie spółki kontrahenci są częstowani drobnym poczęstunkiem oraz napojami (kawa, herbata).

W ocenie spółki wspomniane wydatki na posiłki i poczęstunek spełniają kryteria zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu. Natomiast organ podatkowy zgodził się jedynie na rozliczenie w kosztach wydatków na drobny poczęstunek oraz napoje (kawa, herbata), którymi częstuje się kontrahentów w siedzibie firmy. Jednocześnie odmówił takiego prawa przy wydatkach na obiad (kolację lub lunch) w restauracji.

Z uzasadnienia

NSA stwierdził, że w każdej sprawie należy indywidualnie ocenić, czy dane wydatki są kosztem uzyskania przychodów, czy jako wydatki na reprezentację nie stanowią takich kosztów. Taką ocenę przeprowadza się dwuetapowo. Najpierw trzeba ustalić, czy dany wydatek w ogóle może być kosztem, a następnie czy nie stanowi wydatku na reprezentację.

W uzasadnieniu wyroku Sąd wyjaśnił, że wyraz "reprezentacja" pochodzi od łacińskiego "repraesentatio" oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że "reprezentacja" w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym pojęciu "reprezentacji" kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Sąd podkreślił, że dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. W tym aspekcie wyłączeniu z kosztów podlegają wydatki, które nie mają związku z działalnością gospodarczą podatnika (np. rodzinny obiad na koszt firmy) oraz te, które mają na celu jedynie poprawę wizerunku przedsiębiorcy.

Zwróć uwagę!

Zdaniem NSA za kryteria służące definiowaniu pojęcia reprezentacji nie mogą być przyjmowane takie cechy jak okazałość, wystawność czy wytworność.

NSA podkreślił, że ze względu na konieczność indywidualnej oceny każdego przypadku ponoszenia przez podatnika wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów reprezentacji na podatniku spoczywa obowiązek szczególnej dbałości o ich udokumentowanie oraz wskazanie okoliczności im towarzyszących. Zapisy w prawidłowo prowadzonej ewidencji rachunkowej mogą stanowić dowód, że podatnik rzeczywiście uzyskał przychody i poniósł koszty, które uwzględnił przy ustalaniu dochodu. Nie zamyka to jednak drogi do dokonania ustaleń faktycznych w oparciu o przepisy art. 122, art. 180, art. 187 § 1 i art. 191 Ordynacji podatkowej w razie wątpliwości co do poszczególnych zapisów ksiąg rachunkowych, stanowiących dowód w sprawie.

Siedmiu sędziów NSA oceniło, że w opisanym stanie faktycznym zarówno usługi gastronomiczne w formie cateringu, jak i usługi gastronomiczne świadczone na zewnątrz pozostawały w ścisłym związku z prowadzonymi rozmowami handlowymi, a ich jedynym (głównym) celem nie była poprawa wizerunku podatnika. Posiłki towarzyszyły czynnościom związanym z zawarciem kontraktu, co należy przyjąć jako bezpośrednio związane z przychodami podatnika wynikającymi z realizacji tego kontraktu. Wobec tego spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami zarówno w siedzibie spółki jak i poza nią (np. w lokalach gastronomicznych lub restauracji).

Od redakcji

Wyrok ten zakończył konkretny spór podatnika z organem podatkowym w sprawie interpretacji art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Należy zaznaczyć, że sądy rozpatrujące inne sprawy nie są formalnie nim związane. Zapewne jednak będzie on cenną wskazówką dla składów sędziowskich rozpatrujących podobne sprawy.

Warto wskazać, że podobny pogląd NSA w składzie siedmiu sędziów przedstawił w postanowieniu z 8 kwietnia 2013 r. (sygn. akt II FPS 7/12), w którym odmówił podjęcia uchwały w kwestii kwalifikacji wydatków na reprezentację. W uzasadnieniu tego postanowienia zawarł jednak swoją ocenę w przedmiocie klasyfikacji kosztów zakupu żywności oraz napojów dla kontrahentów. Pisaliśmy o tym w Przeglądzie Podatku Dochodowego nr 14 z 2013 r. w artykule pt. "NSA w składzie siedmiu sędziów wyjaśnił zasady zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na reprezentację".

Podkreślenia wymaga, że w świetle omawianego wyroku podatnicy ze szczególną starannością powinni zadbać o udokumentowanie kosztów ponoszonych na posiłki i poczęstunki dla kontrahentów. Faktury (rachunki) warto uzupełnić opisem okoliczności w jakich wydatek został poniesiony oraz wykazaniem związku z przychodem albo potencjalnym przychodem. Należy też gromadzić wszelką dokumentację związaną z danym przedsięwzięciem lub kontrahentem. Może to być np. korespondencja, plan spotkania, prezentacja, protokół ustaleń.